Kollaboration für die Zukunft
Wie ein maßgeschneidertes Kollaborationstool die Arbeitsprozesse der Maschinenbau Kitz GmbH optimierte und so die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig stärkte.
Kollaboration für die Zukunft
Wie die Maschinenbau Kitz GmbH durch eine individuelle Jira-Erweiterung Arbeitsprozesse optimierte
Die Herausforderung: Effizientere Arbeitsweise
Die Maschinenbau Kitz GmbH, ein führender Maschinenbauer im Bereich Fördertechnik, legt großen Wert auf die Kundenzufriedenheit und Zuverlässigkeit in der Lieferung. Eine modernisierte IT-Infrastruktur ist hierbei von zentraler Bedeutung, insbesondere im Vertrieb, dem Beginn der Wertschöpfungskette.
Technische Schwierigkeiten führten im Vertriebsteam dazu, dass die Arbeitsabläufe "weit davon entfernt waren, optimal zu sein". Zusammen entwickelten wir eine stabile, sofort umsetzbare Lösung, die ohne lange Einführungsphase Stabilität brachte: Eine maßgeschneiderte Erweiterung von Atlassian Jira, die es dem Vertriebsteam ermöglichte, seine Prozesse schnell und effizient zu optimieren.
Die Lösung: Eine maßgeschneiderte Jira-Erweiterung
In kurzer Zeit realisierten wir eine Jira-Erweiterung, die exakt auf die Anforderungen des Vertriebsteams zugeschnitten war. Atlassian Jira bietet die Flexibilität, Funktionen nach den spezifischen Bedürfnissen des Teams zu erweitern und verschiedene Systeme zu integrieren, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Aufgaben, die zuvor mühsam in Excel-Listen verwaltet wurden, konnten nun schnell und effizient in Jira bearbeitet werden.
Zusätzlich profitierte das Team von den in Jira integrierten Gadgets, die ohne zusätzlichen Implementierungsaufwand neue Möglichkeiten für Reporting und Workload-Management boten. Dadurch konnte das Team flexibel auf schwankende Auslastungen reagieren und die Arbeitslast besser steuern.
Der Erfolg: Optimierte Arbeitsprozesse und Kommunikation
Die Einführung des neuen Systems führte zu einer „absoluten Verbesserung der Arbeitsprozesse“. Besonders geschätzt werden die Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit der Nutzeroberfläche, die einen hohen Bedienkomfort bieten. Der durch den Systemausfall entstandene Rückstand konnte so in kürzester Zeit wieder aufgeholt werden.
Die verbesserte Nachvollziehbarkeit des gesamten Arbeitsablaufs förderte die Kommunikation erheblich: Informationen gingen nicht mehr in E-Mails oder komplizierten Prüfabläufen verloren, was zu einer deutlichen Steigerung der Qualität führte. Wie Studien zeigen, bildet diese neu gewonnene Transparenz die „Basis für effektive Planung und kontinuierliche Optimierung".
Auch außerhalb des Vertriebsteams erleichtern individuell anpassbare Auswertungen auf Grundlage aktueller Daten die Selbstverwaltung und Entscheidungsfindung auf allen Leitungsebenen deutlich. Dabei werden die Informationen nur für die Personen freigegeben, die diese auch wirklich sehen müssen, um den sogenannten "Sweet Spot" zwischen Transparenz und Privatsphäre des Teams zu treffen.
Die Zusammenarbeit: Ein Weg des stetigen Fortschritts
Regelmäßige gemeinsame Termine und die Möglichkeit, dringende Themen direkt und unkompliziert über Microsoft Teams zu besprechen, ermöglichten kontinuierlichen Fortschritt bei der Umsetzung der neuen Lösung. Die fortlaufende Umsetzung von Feedback aus dem Team in kleinen Verbesserungen motiviert und bildet die Grundlage für eine hohe Akzeptanz und das Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Tools und Prozesse.
Ausblick: Zukünftige Entwicklungen
Das Vertriebsteam ist nun in einer Position, in der die Abteilung „für immer arbeiten könnte“. Gleichzeitig macht es durch die Offenheit für Erweiterungen Spaß, über neue Möglichkeiten der Verbesserung nachzudenken. Die enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und Entwicklern führt zu neuen Lösungen, die zu Beginn so noch gar nicht greifbar waren. “Diese aufzugreifen, ist eine tolle Sache”.
Die Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, neue Lösungsansätze zu erforschen, sind zentral für die fortlaufende Optimierung der Geschäftsprozesse. Nur so lassen sich Herausforderungen wie die kontinuierliche Steigerung der Kundenzufriedenheit meistern.
Abschließende Worte des Kunden
„100% Verbesserung der Arbeitssituation – die Kommunikation in Vorgängen ist jetzt insgesamt geschmeidiger und in der Nachvollziehbarkeit für uns ein großer Gewinn.”
Unser Erfolg mit dem Kunden verdeutlicht, wie die gezielte Anpassung und Integration eines Kollaborationstools das Team befähigt hat, sein volles Potenzial auszuschöpfen und somit die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zu stärken.
Zitierte Quellen
- Die Leiterin Vertrieb Innendienst bei Maschinenbau Kitz GmbH im Interview
- linked-planet Blog: Warum E-Mails durch Kollaborationstools ersetzt werden sollten