Service-Management-Plattform vs. Speziallösung – Was ist besser für dein Unternehmen?

„Drück den Knopf und es läuft!“ Klingt verlockend, oder? Aber seien wir doch ehrlich: Diese Speziallösungen entpuppen sich oft als digitale Einbahnstraßen, die auf lange Sicht mehr Probleme verursachen als lösen. Die Alternative? Eine Service-Management-Plattform, die sich genau an deine Unternehmensprozesse anpassen lässt und nicht schon morgen an ihre Grenzen stößt. Warum das die nachhaltigere Wahl ist, erfährst du hier.

Speziallösungen – Warum sie nur auf den ersten Blick glänzen

Es ist nur zu verständlich, für jedes Problem schnell eine Lösung zu suchen, ein Tool, das genau dieses konkrete Problem löst – schnell und einfach. Spezialisierte Softwareprodukte mögen auf den ersten Blick perfekt erscheinen: sie sind meist einfach zu bekommen, schnell implementierbar und selbsterklärend. Doch sobald sich die Anforderungen an die Lösung ändern, das Unternehmen wächst und seine Prozesse digitalisiert, wird es kompliziert.

Die größten Schwachstellen proprietärer Speziallösungen:

• Kaum Anpassungsmöglichkeiten: Was du bekommst, ist eine Antwort auf das, was du als Problem siehst – und oft nicht mehr. Speziallösungen sind für einen bestimmten Anwendungsfall entwickelt und lassen sich kaum erweitern.
• Schwierige Integration: Wenn die Lösung nicht einfach oder nur durch proprietäre Schnittstellen in bestehende Systeme wie ERP-, CRM- oder ITSM-Tools eingebunden werden kann, entstehen Dateninseln – und die Kommunikation zwischen den Systemen wird zur Herausforderung.
• Teurer als gedacht: Was anfangs günstig scheint, wird langfristig teuer. Spätestens wenn du zusätzliche Funktionen brauchst oder Workarounds entwickeln musst, steigen die Kosten. Ganz zu schweigen von den Kosten, die durch eine gehemmte Digitalisierung entstehen.

Kurz gesagt: Eine Speziallösung ist wie ein professioneller Schraubenzieher – für alle Schrauben dieses Typs unschlagbar. Aber sobald du auf andere Aufgaben triffst, brauchst du neue Werkzeuge. Und am Ende hantierst du mit lauter Einzeltools, die nicht zusammenarbeiten. Eine Service-Management-Plattform dagegen ist wie ein flexibler Werkzeugkoffer, der mit dir wächst und dich bei jeder Aufgabe unterstützt – egal, was als Nächstes kommt.

Service Management Plattformen: Warum sie die bessere Wahl sind

Eine skalierbare, anpassbare Service-Management-Plattform bietet genau das, was Unternehmen wirklich brauchen: Flexibilität, Integrationsmöglichkeiten und eine langfristige Perspektive. Nehmen wir als Beispiel Jira Service Management von Atlassian. Die Plattform ist nicht nur für Service-Anfragen nutzbar, sondern wird auch in HR, Facility Management, im Anlagen-Service-Management oder im Kundenservice eingesetzt.

Die größten Vorteile einer Plattformlösung:

• Anpassbarkeit: Workflows, Automatisierungen, Benutzerrechte – alles lässt sich an deine Prozesse anpassen, schnell und flexibel.
• Integration: Eine moderne Plattform integriert sich problemlos in bestehende Systeme.
• Skalierbarkeit: Egal, ob Startup oder Konzern – dank ihrer offenen Architektur und App-Integration wächst die Plattform mit deinem Unternehmen und bleibt auch für zukünftige Anforderungen relevant.
• Effizienz: Eine zentrale Plattform sorgt für durchgängige Prozesse und reduziert manuelle Arbeit.

Gerade wenn große Service-Management-Plattformen in die fachlichen Unternehmensbereiche expandieren, eröffnen diese Lösungen enorme Potenziale. Denn es geht nicht nur um eine einzelne Problembehebung, sondern um eine übergreifende Unternehmensstrategie. Serviceprozesse, die über verschiedene Abteilungen hinweg einheitlich laufen, sorgen für mehr Transparenz, verbesserte Workflows und eine nachhaltige digitale Transformation.

Vom Tool-Wirrwarr zur ganzheitlichen Strategie

Das eigentliche Problem ist nicht nur die Wahl der richtigen Software – es geht um die gesamte Strategie. Viele Unternehmen denken noch in „Lösungsinseln“, die sich jeweils nur auf ein einziges Problem konzentrieren, statt einzelne Aufgaben als Teile einer übergeordneten Struktur zu sehen. Doch das führt dazu, dass Daten über verschiedene Anwendungen verstreut sind, Mitarbeitende mit unzähligen Tools jonglieren müssen und Abläufe ineffizient werden.

Die bessere Strategie? Eine Service-Management-Plattform als unternehmensweiter Backbone. Sie vernetzt verschiedene Abteilungen, schafft Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit.

Unternehmen, die diesen Schritt gehen, profitieren von:

• Weniger Systemchaos: Alles läuft über eine zentrale Plattform statt über zig verschiedene Tools.
• Bessere User Experience: Einheitliche Prozesse und Schnittstellen sorgen für eine einfachere Bedienung.
• Mehr Effizienz: Automatisierte, nachvollziehbare und transparente Workflows sparen Zeit und vermeiden unnötige Fehler.

Fazit: Speziallösung oder Plattform – was ist die bessere Wahl?

Wer sein Unternehmen zukunftssicher aufstellen möchte, sollte sich für eine skalierbare, flexible Service-Management-Plattform entscheiden. Sie bietet die Möglichkeit, Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren, Teams besser zu vernetzen und langfristig effizient zu arbeiten.

Unsere Empfehlung?Den Blick nicht nur auf das kurzfristige Problem richten, sondern auf die langfristige Strategie. Mit Jira Service Management entscheidest du dich für das Fundament eines digitalen, vernetzten Unternehmens.

Falls du Unterstützung bei der Wahl der richtigen Plattform brauchst oder dein Unternehmen auf eine nachhaltige IT-Strategie umstellen möchtest, melde dich bei uns. Wir helfen dir, die perfekte Lösung zu finden!