Warum E-Mails durch Kollaborationstools ersetzt werden sollten

In vielen Unternehmen, die wir kennenlernen, treffen wir auf ein maßgebliches Tool, um interne Abläufe in und zwischen Teams zu koordinieren: Die E-Mail, oft auf Basis einer gemeinschaftlichen Team-Mailbox, mit einem individuell entworfenen Ordnersystem. Sobald dieses System für bestimmte Aufgaben nicht ausreicht, sehen wir die Ergänzung durch ein weiteres Tool: Das Excel-Sheets, um Vorhaben zu steuern und abzugleichen. "Collaboration by eMail and Excel".

Leider – und das zeigen unsere Erfahrungen deutlich – sind diese Mittel weit davon entfernt, optimal zu sein. Das scheinen die meisten Teams im Unternehmen auch zu erkennen. Denn so richtig glücklich ist kaum jemand damit. Studien, wie jene von Atlassian im Rahmen ihrer "State of Teams" Initiative, bestätigen dies:

57 percent of study participants said their team isn’t operating as efficiently as it should, and 12 percent say it’s gotten so bad they’re letting their stakeholders down.

Es geht hierbei nicht nur um einen angenehmen und stressfreien Arbeitsalltag. Teams, die sich hauptsächlich über E-Mails koordinieren, kosten einem Unternehmen viel Geld und Chancen. Dies wird oft erst deutlich, wenn moderne Kollaborationstools eingeführt werden. Die Effizienz in den Teams steigt und das Unternehmen spart Kosten. Gleichzeitig führen motivierte Teams zu höherer Kundenzufriedenheit und fördern die Innovationskraft des Unternehmens. Kurz gesagt: Unternehmen, die auf moderne Kollaborationstools setzen, sind erfolgreicher.

E-Mails reduzieren und Zeit gewinnen

Vor über zehn Jahren hielten Kollaborationstools Einzug in Unternehmen. Eine bekannte Initiative war die Ankündigung von Thierry Breton, dem damaligen CEO der Firma Atos, sein Unternehmen zur "zero e-mail company" zu machen.

Breton estimates that managers spend between five and 20 hours a week reading and writing e-mails. On average, each of Atos’s 80,000 employees was receiving more than 100 e-mails per day, of which only 15 percent were deemed “useful.”

Etwa zeitgleich veröffentlichte McKinsey eine vielzitierte Studie mit dem Titel "The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies". Auch hier wurde das Problem deutlich erkannt.

[...] we estimate that 30 percent of current total e-mail time could be repurposed by moving communication to a social collaboration platform, freeing up 8 percent of the workweek for more productive activities.

Seitdem hat sich viel getan. Zwar hat Atos das Ziel, E-Mails komplett abzuschaffen, nicht zu 100% erreicht, doch die Einführung von Kollaborationstools hatte einen beachtlichen Effekt.

The company has reduced overall email by 60 percent, going from an average of 100 email messages per week per employee to less than 40. Atos’s operating margin increased from 6.5 percent to 7.5 percent in 2013, earnings per share rose by more than 50 percent, and administrative costs declined from 13 percent to 10 percent.

Diese positiven Auswirkungen beobachten wir auch bei unseren Kunden. Je intensiver die Arbeitsabläufe mit Kollaborationstools koordiniert werden, desto weniger E-Mails sind erforderlich – und desto mehr Zeit gewinnt das Team.

Teams effektiver machen

Teams können sich auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren und dabei den Stress reduzieren. Durch geschickt implementierte Systeme, wie beispielsweise Jira Service Management und Confluence, behalten Teams den Überblick und können ihre Aufgaben situationsgerecht koordinieren und bei Bedarf anpassen. Atlassian hebt in seinem "State of Teams Report" hervor:

What actually drives team health? [...] Adaptive planning practices that allow for adjusting the plan when the situation calls for it.

Kollaborationstools bieten Transparenz und verhindern das Entstehen von Informations-Silos. Sie schaffen eine solide Grundlage für optimale Zusammenarbeit. Richtig eingesetzt, sparen diese Tools nicht nur Zeit, sondern helfen auch dabei, die verfügbare Zeit effektiver zu nutzen. Teams erhalten zur richtigen Zeit die notwendigen Informationen. Sie können sich damit selbst organisieren und optimieren.

Unsere Erfahrung zeigt, dass der Schlüssel zum Erfolg in einer ausgewogenen Balance zwischen selbstorganisierender Teamarbeit und einem durch Tools vorgegebenen klugen Rahmen liegt. Jeder erhält die Informationen, die er benötigt, ohne durch unwesentliche Nachrichten abgelenkt zu werden. Den Wert dieser "kalibrierte" Kollaborationstools hat McKinsey in ihrer Studie bereits vor über zehn Jahren betont:

Software vendors have continued to develop tools for creating internal social networks and to facilitate group collaboration. One service enables internal subscribers to see and listen to past meetings via podcasts. Other tools facilitate the creation of wikis and blogs to let employees contribute content, such as news or guidelines for specific roles. Collaboration tools enable team members to share knowledge, work on documents simultaneously, and communicate with remote team members, contractors, or clients.

Die dadurch erreichte Transparenz bildet die Basis für effektive Planung und kontinuierliche Optimierung.

Den "Sweet Spot" finden

Bei aller Transparenz gilt es jedoch, den richtigen "Sweet Spot" zu finden. Ein Zuviel an Transparenz, besonders wenn sich ein Team kontrolliert fühlt, kann mehr schaden als nutzen. Transparenz benötigt Grenzen, innerhalb derer sich das Team frei entfalten kann. Werden Kollaborationstools zu offen implementiert, kann dies zu Frustration führen. Wir legen daher großen Wert darauf den "Sweet Spot" zu treffen. Ethan Bernstein hat dies in seinem Beitrag "The Transparency Trap" treffend beschrieben:

Some organizations, however, had found the sweet spot between privacy and transparency, getting the benefits of both. They used [...] boundaries to establish certain zones of privacy within open environments: They created boundaries around individual teams—zones of attention—to avoid exposing every little action to the scrutiny of a crowd. [...] Across several studies involving different industries, cultures, and types of work, the companies that had done [...] this were the ones that consistently got the most innovative, productive, and thoughtful work from their employees.

Teams brauchen geschützte Räume, in denen sie sich ausprobieren und entfalten können. Viel Transparenz innerhalb des Teams, kombiniert mit Schutz vor unproduktiven Einmischungen von außen, stärkt das Vertrauen und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Unternehmen erfolgreicher machen

Moderne Kollaborationstools machen Unternehmen erfolgreicher – wenn sie richtig eingesetzt werden. Aber Vorsicht. Es reicht nicht aus, einfach Jira oder Confluence bereitzustellen. Diese Tools lediglich als Projektplanungs- oder Dokumentationswerkzeuge zu betrachten, wird ein Unternehmen nicht signifikant voranbringen.

Social technology is not just another IT implementation. Nor is it simply a tool to improve communication and collaboration. As has been seen in the consumer context, social technologies unleash creative forces among users and enable new relationships and group dynamic.
(McKinsey)

Erst durch die individuelle Anpassung und Erweiterung dieser Tools an die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens entfalten Teams ihr volles Potenzial. Sie werden effektiver, motivierter und kreativer, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Unternehmenserfolg auswirkt. "It's all about Teams!"

In eigener Sache:

Wir betonen oft das Potenzial, das die Kollaborationstools von Atlassian Unternehmen bieten. Dies tun wir nicht, weil wir Atlassian Solution Partner sind, sondern umgekehrt: Wir sind Atlassian Solution Partner, weil wir keine besseren Produkte kennengelernt haben, die eine ähnliche Macht besitzen, die Arbeit in und damit das Unternehmen selbst angenehmer und erfolgreicher zu gestalten.

Zitierte Quellen:

1. Atlassian: "State of Teams Report"
2. McKinsey & Company: "The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies"
3. David Burkus: "Some Companies Are Banning Email and Getting More Done"
4. Harvard Business Review, Ethan Bernstein: "The Transparency Trap"